職場必學!5個【工作改善方法】提升效率 打工仔必睇
身為香港打工仔,日日返工都覺得時間唔夠用?成日OT做到死死下?唔使驚!今日就同大家分享一啲實用嘅工作改善方法,等你可以提升工作效率,準時收工飲茶!
1. 時間管理大法:學會「番茄工作法」
問題:成日覺得時間唔夠用,點算?
番茄工作法 絕對係提升效率嘅神器!方法好簡單: 1. 將工作分成25分鐘一個單位(即係一個"番茄") 2. 全神貫注做25分鐘 3. 之後休息5分鐘 4. 每完成4個"番茄"就休息長啲(15-30分鐘)
實用貼士 : - 用手機app(如Forest)幫手計時 - 休息時間真係要離開座位,去洗手間或者飲杯水 - 最緊要係期間唔好check手機同email!
根據統計,用番茄工作法嘅人平均工作效率提升40%!試過嘅同事都話:「原來我一日可以做咁多嘢㗎!」
2. 優先次序要識分:用「ABCDE法則」
問題:成日唔知應該做邊樣先?
美國效率專家Brian Tracy推介嘅ABCDE法則可以幫到你:
A - 必須做,唔做會有大鑊嘢(例如老闆急要嘅report) B - 應該做,但後果唔嚴重(例如普通會議準備) C - 做咗會好,但唔做都冇所謂(例如同同事吹水) D - 可以委派俾人做嘅嘢 E - 完全唔使做嘅嘢(直接delete!)
實戰例子 : 朝早返到公司,先花5分鐘將今日要做嘅嘢分類: - A:3點前交標書(生死攸關!) - B:準備聽日會議資料 - C:整理桌面文件 - D:請同事幫手打印文件 - E:睇八卦群組訊息(即刻delete!)
3. 數碼工具助攻:必裝5個效率App
問題:有冇啲好用工具可以幫手?
香港打工仔必裝嘅提升效率apps:
| App名稱 | 用途 | 推薦原因 | |---------|------|----------| | Todoist | 任務管理 | 支援廣東話語音輸入 | | Trello | 項目管理 | 視覺化界面超清晰 | | Notion | 知識管理 | 一個app取代成堆file | | RescueTime | 時間追蹤 | 自動記錄你用電腦做咩 | | Slack | 團隊溝通 | 減少無謂email來往 |
進階技巧 : - 設定automation(例如收到特定email自動轉做Todoist任務) - 學習keyboard shortcut,減少用mouse時間 - 用voice memo快速記錄靈感
4. 工作環境影響大:辦公室風水小貼士
問題:環境真係會影響效率?
當然會!香港辦公室通常擠迫,但都可以改善:
桌面整理術 : - 保持桌面只放必需品(電腦+水杯+筆記本) - 用直立文件架代替堆疊文件 - 每星期五放工前花10分鐘大掃除
健康小貼士 : - 顯示器要調到視線水平,避免頸痛 - 每小時起身郁動1-2分鐘 - 養盆栽可以提升空氣質素同心情
心理學研究顯示 :整潔嘅工作環境可以提升工作效率達15%!
5. 溝通都要高效:3個職場溝通技巧
問題:成日俾同事阻住做嘢點算?
技巧一 :學會說"不" - 「我而家做緊A項目,不如聽朝再傾?」 - 「呢個任務係咪真係要而家做?可唔可以排後少少?」
技巧二 :有效開會 - 堅持要有agenda先開會 - 設定明確結束時間 - 會後立即send meeting minutes
技巧三 :email管理 - 設定固定時間check email(例如一日三次) - 用filter自動分類郵件 - 回覆用bullet points代替長篇大論
6. 長期維持高效率:建立健康習慣
問題:點樣可以長期保持高效率?
生理方面 : - 保證7-8小時睡眠(真係好重要!) - 午餐食輕盈啲,避免飯氣攻心 - 每日最少飲8杯水
心理方面 : - 每完成一個任務獎勵自己(例如食粒糖) - 學習冥想減壓(Headspace app好幫手) - 放工後真正放鬆,唔好諗公事
驚人數據 :睡眠充足嘅員工比睡眠不足嘅同事工作效率高20%!
7. 進階技巧:提升專注力訓練
問題:成日分心點算好?
專注力訓練法 : 1. 單任務處理(multitasking其實降低效率40%!) 2. 設定"深度工作"時段(關閉所有通知) 3. 練習正念呼吸(壓力大時超有用)
實測有效嘅方法 : - 用noise cancelling耳機聽白噪音 - 將手機調去飛航模式 - 用全屏模式工作(隱藏所有工具欄)
8. 常見效率陷阱:你中咗幾多個?
問題:點解我已經好努力都係咁慢?
效率殺手TOP 5 : 1. 不停check手機(平均一日浪費2.5小時!) 2. 完美主義(做到100分先交,其實80分已經夠) 3. 唔識委派(乜都自己孭,累死自己) 4. 冇明確目標(做咗好多嘢但唔重要) 5. 缺乏休息(越累越慢,惡性循環)
9. 個人化效率計劃:點樣制定?
問題:個個方法都試過,都係冇用?
跟住呢個步驟制定你嘅專屬效率計劃:
- 診斷 :記錄一星期時間分配,找出時間小偷
- 設定目標 :SMART原則(具體、可測量、可實現、相關、有時限)
- 選擇工具 :揀2-3個最適合你嘅方法
- 實驗 :每星期試一個新方法
- 檢討 :每星期五回顧成效
記住:羅馬不是一日建成,習慣需要21日培養!
10. 總結:提升效率黃金法則
最後送俾大家3條效率黃金法則:
- 二八定律 :80%成果來自20%最重要嘅工作
- 分批處理 :相似任務一齊做(例如集中時間回email)
- 持續改善 :每星期檢討,微調方法
最重要 :效率提升唔係為做更多工,而係為咗有更多時間享受生活!試下呢啲方法,等你可以準時收工,去食個靚tea啦!
大家仲有咩提升效率嘅獨門秘技?留言分享下啦!