【職場攻略】5大實用工作改善方法 提升生產力仲可以唔使OT!
身為打工仔嘅你,係咪成日都覺得工作量多到做唔晒?明明已經好勤力,但係效率始終提唔上去?定係成日要OT做到死死下,但係老闆仲係覺得你唔夠快?今次就等小編同大家分享啲 實用工作改善方法 ,教大家點樣由工作環境、時間管理到工具運用全方位提升效率,等你可以準時收工之餘,仲可以交到靚靚嘅工作成果出嚟!
1. 工作環境改善 — 打造高效舒適嘅辦公空間
1.1 整理桌面,減少雜物干擾
「點樣改善工作環境以提升生產力?」呢個問題其實好多人問,但好多人都忽略咗最基本嘅第一步 — 整理桌面 !研究顯示,一個整齊嘅工作環境可以提升工作效率最多20%。點解?因為當你桌面太亂嘅時候,視覺上會造成壓力,而且搵文件同工具嘅時間都會增加。
實用貼士: - 每日放工前用5分鐘整理桌面,將文件分類放好 - 用返啲收納工具,例如文件架、筆筒等 - 只留低當日需要用到嘅嘢喺桌面,其他收埋佢
1.2 光線同溫度都要恰到好處
唔好睇小辦公室嘅光線同溫度,佢哋對工作效率嘅影響大過你想象!太暗嘅環境會令人眼瞓,而太光又會令眼睛疲勞。研究發現, 自然光 對提升工作效率最有幫助。
最佳設定: - 光度:500-1000 lux (一般辦公室標準) - 溫度:22-24°C (夏天可以稍涼啲,但唔好太凍) - 濕度:40-60% (太乾會眼澀,太濕會悶熱)
1.3 符合人體工學嘅辦公設備
長期對住電腦工作,好容易會有頸梗膊痛嘅問題。一套符合人體工學嘅辦公設備可以大大減輕你嘅疲勞感,等你可以長時間保持高效工作。
必備神器: - 高度可調嘅辦公椅 (最好有腰部支撐) - 電腦屏幕抬高架 (等你可以平視屏幕) - 鍵盤同滑鼠手腕墊 (防止手腕勞損)
小編親測:自從換咗張人體工學椅之後,腰痛問題改善咗好多,連續工作幾個鐘都無以前咁累!
2. 時間管理技巧 — 做得多不如做得精
2.1 番茄工作法 — 集中精神25分鐘
「番茄工作法」係一種好出名嘅時間管理技巧,方法好簡單: 1. 設定25分鐘嘅倒數計時 2. 期間全神貫注做一項工作 3. 時間到就休息5分鐘 4. 每完成4個「番茄鐘」就休息長啲 (15-30分鐘)
點解有效? - 人嘅專注力通常維持20-30分鐘 - 短暫休息可以refresh大腦 - 有明確嘅開始同結束時間,減少拖延
2.2 80/20法則 — 專注最重要嘅20%
80/20法則 (Pareto Principle) 指出,80%嘅結果來自20%嘅努力。應用喺工作上,即係話你應該搵出嗰啲 真正重要嘅任務 ,然後集中火力處理。
點樣應用? - 每日開始工作前,列出所有要做嘅task - 標記出最能影響結果嘅20%任務 - 優先處理呢啖重要任務,其他可以稍後做
2.3 設定「專注時段」同「會議時段」
好多打工仔嘅工作效率低,係因為成日俾突如其來嘅會議同同事嘅問題打斷。試下同團隊協商,設定固定嘅:
- 「專注時段」 :例如早上10-12點,大家唔會互相打擾
- 「會議時段」 :例如下晝2-4點,集中處理需要討論嘅事項
咁樣安排可以大大減少工作被打斷嘅次數,等你可以真正進入「心流狀態」。
3. 科技工具幫手 — 善用數碼助手提升效率
3.1 任務管理工具
與其靠腦記或者用便條紙,不如用專業嘅任務管理工具。以下幾款都係小編同身邊朋友用過覺得好用嘅:
推薦工具: - Trello :視覺化任務板,適合團隊協作 - Notion :全能型工作空間,可以整合文件、任務同資料庫 - Microsoft To Do :簡單易用,同Office 365完美整合
3.2 自動化工具減少重複工作
好多日常工作其實可以自動化,例如:
- Zapier :連接唔同應用程式,自動觸發工作流程
- IFTTT :設定簡單嘅「如果...就...」自動化規則
- Power Automate (Microsoft):適合Office用戶嘅自動化工具
舉個例,你可以設定當收到某類email時,自動將內容轉存到指定嘅Google Drive文件夾,慳返手動處理嘅時間。
3.3 雲端協作工具
而家好多公司都轉咗做混合辦公模式 (hybrid work),雲端協作工具就變得更加重要:
- Google Workspace :Google Drive、Docs、Sheets等
- Microsoft 365 :OneDrive、Word、Excel等
- Slack :團隊即時溝通平台
用呢啖工具可以等團隊成員隨時隨地存取最新文件,減少版本混亂同溝通誤會。
4. 個人工作習慣 — 由細節做起提升效率
4.1 晨早規劃,晚間覆盤
養成兩個簡單習慣,可以讓你嘅工作效率提升好多:
早晨規劃: - 返工頭15分鐘規劃全日工作 - 確定3項最重要嘅任務 (MITs) - 預留buffer time應付突發事件
晚間覆盤: - 放工前15分鐘回顧全日工作 - 記錄低咩做得好、咩可以改善 - 為聽日做簡單準備
4.2 學會說「不」
工作效率低嘅一個重要原因,係接咗太多唔屬於自己或者唔重要嘅工作。學會禮貌但堅定地說「不」係職場必學技能。
說「不」嘅技巧: - 「我而家手上有X project要趕,可能要下星期先可以幫到你」 - 「呢個要求同我哋而家嘅優先次序有衝突,你覺得應該點調整呢?」 - 「我可能唔係最適合處理呢件事嘅人,不如搵Y同事幫手?」
4.3 建立標準作業程序 (SOP)
對於經常重複嘅工作,建立SOP可以大大提升效率:
- 記錄低完成某項工作嘅完整步驟
- 優化流程,cut走唔必要嘅步驟
- 將SOP存檔,方便自己同同事參考
- 定期更新SOP,持續改進
5. 健康身心 — 高效嘅根本
5.1 保持充足睡眠
你可能會覺得OT少睡幾個鐘可以完成更多工作,但其實睡眠不足會嚴重影響你嘅判斷力同創造力。研究發現,連續17-19個鐘唔瞓覺嘅人,認知表現同血液酒精濃度0.05%嘅人相當!
睡眠貼士: - 盡量保持7-8小時睡眠 - 睡前1小時避免使用電子產品 - 保持規律作息時間
5.2 適量運動
長期坐喺度工作唔單止會令人容易疲勞,仲會增加健康風險。每日做少量運動就可以大大改善:
- 每工作1小時起身行2分鐘
- 午飯後散步10-15分鐘
- 放工後做30分鐘有氧運動 (急步行都得)
5.3 正念減壓
工作壓力大嘅時候,試下簡單嘅正念練習:
- 停低手頭上嘅工作
- 深呼吸3次,專注喺呼吸上
- 觀察當下嘅感覺,唔批判
- 重新聚焦返工作
每日練習幾分鐘,可以幫助你保持冷靜同專注。
總結:由小改變開始,逐步提升效率
改善工作效率唔係一朝一夕嘅事,最緊要係搵到適合自己嘅方法,然後持續實踐同調整。記住, 提升效率嘅目的唔係為咗做更多工作,而係為咗用更少時間完成重要嘅任務 ,等你有更多時間享受生活!
立即行動checklist:
☑ 整理辦公桌面,減少視覺干擾
☑ 下載一個任務管理工具試用
☑ 聽日嘗試用番茄工作法做最重要嘅任務
☑ 同團隊討論設定「專注時段」嘅可能性
☑ 今晚早啲瞓,確保充足睡眠
希望大家都可以搵到適合自己嘅工作改善方法,做個高效又健康嘅打工仔!如果有其他好嘅提升效率貼士,歡迎留言分享~